CONFIDANCE OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä

Confidance Oy Y-tunnus: 3655813-7

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Jenni Mertaniemi-Espinosa
Toimitusjohtaja

Sähköposti: info@confidanceclub.com
Puhelin: +358 40 742 3757

3. Rekisterin nimi

Confidance Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla:

• asiakkaan ja Confidance Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi
• asiakkaan antaman suostumuksen perusteella
• rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella asiakassuhteen ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi
• rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen
• palveluiden ja jäsenyyksien tarjoaminen
• varausten, tilausten ja maksujen käsittely
• asiakasviestintä ja asiakaspalvelu
• palveluiden kehittäminen
• markkinointi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti
• lakisääteisten velvollisuuksien toteuttaminen

Alle 18-vuotiaiden asiakkaiden henkilötietoja käsitellään huoltajan suostumuksella tai muulla lainmukaisella perusteella.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia asiakkaan henkilötietoja:

• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• asiakkuuteen liittyvät tiedot
• varaus- ja tilaustiedot
• maksuihin ja laskutukseen liittyvät tiedot
• asiakkaan tekemät palveluvalinnat
• asiakasviestintään liittyvät tiedot
• verkkosivuston käytöstä syntyvät tekniset tiedot

Rekisteriin ei tallenneta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja.

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen keston ajan sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti vähintään kuusi (6) vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti:

• asiakkaalta itseltään
• asiakkaan tekemien varausten, tilausten tai yhteydenottojen yhteydessä
• verkkosivuston käytön yhteydessä
• alaikäisen asiakkaan huoltajalta

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille niiden omaa markkinointikäyttöä varten.

Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän käyttämissä palveluissa ja järjestelmissä, kuten:

• WordPress-verkkosivusto
• WooCommerce-verkkokauppa
• Tickets and Passes for WooCommerce
• Zoner Oy:n hosting-palvelut
• sähköpostipalvelut (Fluent SMTP ja WP Mail SMTP)
• Google-palvelut (Site Kit by Google)
• tietoturva- ja roskapostisuojapalvelut (Akismet Anti-Spam ja Really Simple Security)
• Instagram-sisällön näyttämiseen liittyvät palvelut (Smash Balloon Instagram Feed)

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän lukuun ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimia käyttäen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoja käsitellään sähköisesti.

Henkilötietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvatoimenpiteillä. Rekisterin tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

Käyttöoikeudet on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisterinpitäjä huolehtii järjestelmien ajantasaisuudesta, tietoturvapäivityksistä, varmuuskopioinnista sekä muista tarpeellisista tietoturvatoimenpiteistä.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa siten, etteivät ulkopuoliset pääse siihen käsiksi. Tarpeettomaksi käynyt aineisto hävitetään tietoturvallisesti.

10. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, sekä oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin.

11. Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista lain sallimissa tilanteissa
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvin osin
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät osoitteesta: tietosuoja.fi

13. Yhteydenotot

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt tulee toimittaa:

Confidance Oy

Sähköposti: info@confidanceclub.com

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää lisätietoja rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi ennen pyynnön käsittelyä.